Apa Itu Business Intelligence

Business intelligence (BI) adalah infrastruktur untuk warehousing, integrating, reporting, dan analisa data yang datang dari lingkungan bisnis termasuk big data. Infrastruktur yang mendasari mengumpulkan, menyimpan, membersihkan, dan membuat informasi yang relevan tersedia ke manajer. Business intelligence dan analitik mengintegrasikan semua aliran informasi yang dihasilkan perusahaan ke dalam sebuah sekumpulan data enterprise-wide, dan kemudian menggunakan modeling, tool analisis statistikal dan tool data mining, untuk membuat semua data tersebut menjadi masuk akal dan berarti, sehingga manajer dapat membuat keputusan dan perencanaan yang lebih baik (Laudon dkk., 2014).

Ada 6 elemen di dalam lingkungan business intelligence sebagaimana tergambar pada Gambar 1, yaitu (Laudon dkk., 2014):

1. Data dari lingkungan bisnis : bisnis harus berurusan dengan data terstruktur dan tidak terstruktur dari berbagai sumber termasuk big data. Berbagai jenis data tersebut tersimpan dalam basis data dan data warehouse perusahaan yang menjadi masukan dari business intelligence.
2. Infrastruktur Business intelligence: fondasi dari business intelligence adalah sistem basis data yang kuat dan handal yang mampu menangkap semua data relevan untuk mengoperasikan bisnis.
3. Bisnis analitik toolset : sekumpulan software tool digunakan untuk menganalisa data dan memproduksi report, menjawab pertanyaan dari manajer, dan melacak progres bisnis menggunakan KPI.
4. Pengguna Manajerial dan Metode : hardware dan software dari business intelligence hanya sama intelijennya dengan manusia yang menggunakannya. Manajer mengajukan permintaan analisa data menggunakan berbagai metode manajerial yang mendefinisikan target bisnis stratejik dan menspesifikasikan bagaimana progress akan diukur.
5. Delivery Platform : hasil dari business intelligence dan analitik disampaikan ke manajer dan karyawan dalam berbagai platform, tergantung apa yang mereka perlu untuk diketahui, bisa dalam sistem MIS, ESS, DSS dan lain-lain.
6. User interface : representasi visual dari laporan, representasi ini tidak hanya dalam bentuk laporan kolom, tetapi bisa dalam portal web atau web mobile dan dashboard.

Gambar 1 Elemen Business intelligence (Laudon, 2014)

Business intelligence dan analitik memberikan informasi yang benar dan hampir real time kepada pembuat keputusan.

Ada 6 fungsionalitas analitik yang dideliveri oleh sistem business intelligence, yaitu production report, parameterized report, dashboard / scorecard, ad-hoc query / search, drill down, dan forecast.

Dalam bidang HR, area mayor pengaplikasian business intelligence pada sistem HRIS meliputi (Talukdar, 2016):

a. Monitoring dan Pengukuran Kinerja

Pengukuran dilakukan berdasarkan key performance indicator (KPI) yang telah diidentifikasi. KPI perlu untuk dirancang dan diidentifikasi pada setiap area fungsional dan setiap level pada organisasi. KPI terkait dengan HR antara lain kebetahan karyawan (atau tingkat resign), kepuasan pekerjaan, kompensasi dan bonus, pelatihan karyawan, tingkat kecelakaan kerja, tingkat mangkir karyawan, kinerja karyawan.

b. Analisa Kinerja

Menggunakan pendekatan Management by Objective (MBO), salah satu KPI yang diinginkan, nilainya dibandingkan dengan nilai target dan tujuan stratejik. Hasilnya digambarkan pada grafik antara nilai KPI dengan nilai target. Hasil ini digunakan untuk memonitor kinerja dan menentukan tindakan serta membuat keputusan yang selaras dengan target mereka.

c. Pembuatan Keputusan dan Umpan Balik dari Kinerja

Menggunakan BI, perusahaan dapat mengubah target dan tujuan, program-program, dan mengalokasikan resource dalam cara terbaik. Esensi pengukuran kinerja adalah menyediakan lingkaran umpan balik di dalam proses business performance management.

Untuk membuat suatu informasi yang berguna terutama untuk pembuatan keputusan, diperlukan suatu ukuran metrik atau KPI agar supaya kegiatan dalam personalia dapat terukur. Semua data terkait KPI berasal dari data warehouse. Business Intelligence membantu organisasi meningkatkan kinerja bisnisnya dengan menganalisa data warehouse dan memudahkan akses terhadap data tersebut sehingga organisasi / perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik. Business Intelligence memberikan fitur pelaporan dan antarmuka untuk informasi kepegawaian, termasuk hasil dalam bentuk khusus yang berupa dashboard (Kavanagh, 2017).

Apa itu Data Warehouse

Sebuah data warehouse adalah sebuah database yang menyimpan data sekarang dan data historis dari hal-hal yang diinginkan oleh pembuat keputusan di dalam perusahaan. Data berasal dari berbagai sistem transaksional operasional inti seperti sistem penjualan, akun pelanggan, produksi, dan mungkin termasuk data dari transaksi melalui website. Data warehouse mengekstrak data sekarang dan data historis dari berbagai sistem operasional di dalam organisasi. Data lalu dikombinasikan dengan data dari sumber eksternal dan ditransformasikan dengan mengkoreksi data yang tidak akurat dan tidak lengkap dan merestrukturisasi data untuk pelaporan dan analisis manajemen sebelum diload kedalam data warehouse (Laudon dkk., 2014). Data warehouse menyediakan data untuk semua yang mengakses tetapi data yang ada tidak dapat diubah.

Gambar 2 Data warehouse dan data mart (Laudon dkk., 2014)

Perusahaan sering membangun data warehouse enterprise-wide dimana data warehouse pusat melayani seluruh departemen dalam perusahaan, atau membuat warehouse yang lebih kecil dan terdesentralisasi yang disebut data mart. Sebuah data mart adalah subset dari data warehouse yang mana data ringkasan atau porsi data perusahaan yang paling difokuskan ditempatkan di database terpisah untuk pengguna tertentu. Misal toko buku membangun data mart marketing dan penjualan.

Reference:

Kavanagh, M.J. dan Johnson, R.D., 2009, Human Resource Information Systems : Basics, Applications, and Future Directions, Edisi ke-2, SAGE Publications, California.

Kavanagh, M.J. dan Johnson, R.D., 2018, Human Resource Information Systems : Basics, Applications, and Future Directions, Edisi ke-4, SAGE Publications, California.

Laudon, K.C. dan Laudon, J.P., 2014, Management Information System : Managing the Digital Firm, 13 ^rd edition., Pearson, England.

Talukdar, G., 2016, Human Resources Analytics: An Approach Towards Business Intelligence, International Journal of Computer Sciences and Engineering (IJCSE), Vol. 04, No. 07, hal. 125-129.