Sistem informasi diartikan sebagai suatu kumpulan yang terorganisasi dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber data, dan kebijakan, yang mana bertugas menyimpan, menerima, mentransformasi, dan menyebarluaskan informasi dalam sebuah organisasi (Marakas, 2012). Sistem informasi juga diartikan sebagai sekumpulan komponen-komponen yang saling terhubung yang mengumpulkan/menerima, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan kontrol dalam suatu organisasi (Laudon, 2014). Dalam hubungannya dengan menciptakan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan, terdapat tiga aktivitas utama yaitu input, proses, dan output. Pada sistem informasi, input merupakan aktivitas menangkap data mentah yang muncul dari organisasi atau lingkungan eksternal di mana data tersebut akan disimpan ke sistem dan diproses menjadi informasi. Proses merupakan aktivitas mengubah data mentah ke dalam bentuk yang lebih berarti. Output pada sistem informasi mentransfer informasi yang dihasilkan ke orang yang akan menggunakan informasi tersebut (Laudon, 2014). Gambar 1 menggambarkan kerangka aktivitas pada sistem informasi.
Gambar 1 Tiga aktivitas utama pada sistem informasi yang terdiri dari input, proses, dan output (Laudon, 2014)
Human Resource Information System (HRIS) atau juga disebut dengan Human Resource Management System (HRMS) adalah perangkat lunak atau suatu layanan online untuk entri data, pelacakan data, dan penyebaran informasi yang dibutuhkan oleh fungsi manajemen SDM, payroll, manajemen, dan akunting di dalam suatu bisnis (Gupta, 2013). HRIS merupakan teknologi informasi yang digunakan untuk mengambil, menyimpan, memanipulasi, menganalisa, menerima, dan menyebarkan informasi mengenai kepegawaian dari suatu organisasi guna mendukung pengelolaan sumber daya manusia dan keputusan manajemen (Kavanagh, 2018). HRIS merupakan salah satu sistem informasi manajemen yang mengelola sumber daya manusia dan di dalamnya berisi data terkait orang-orang di dalam suatu organisasi. Sistem HRIS pada umumnya menyediakan fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Rekrutmen.
Rekrutmen berkaitan dengan aktivitas pemilihan calon karyawan melalui wawancara dan tes, pelatihan / training, penawaran karir pekerjaan, penjadwalan wawancara kerja, dan mengadakan kegiatan orientasi untuk karyawan baru. HRIS perlu menyediakan informasi terkait rekrutmen kepada calon pegawai yang umumnya meliputi lowongan pekerjaan yang tersedia beserta detil dan deskripsi pekerjaan, syarat pendaftaran, dan kisaran kompensasi gaji yang dapat diperoleh. HRIS juga perlu memberikan informasi lengkap kepada bagian personalia / kepegawaian mengenai detil calon karyawan yang mendaftar lowongan meliputi biodata, riwayat hidup, referensi, latar belakang, hasil skor tes dan catatan wawancara, yang mana data calon karyawan tersebut harus mudah disimpan dan dibaca kembali sehingga memudahkan proses screening dan pelacakan ratusan pelamar pekerjaan (Bedell, 2003).
b. Kompensasi, Penggajian, dan Benefit
Kompensasi memastikan semua karyawan digaji berdasarkan kehadiran dalam pekerjaan dan memastikan karyawan memperoleh benefit / tunjangan gaji sesuai kesepakatan. HRIS menyediakan akses ke informasi yang diperlukan terkait kompensasi yang meliputi deskripsi pekerjaan, spesifikasi kompetensi yang diperlukan untuk posisi tertentu, besaran upah minimum, lama jam bekerja, gaji pokok, dan paket benefit karyawan agar supaya proses penggajian lebih akurat dan tepat waktu, termasuk untuk pembuatan laporan bagi perusahaan (Bedell, 2003). HRIS juga memberikan informasi benefit bagi karyawan berupa pilihan asuransi yang tersedia, sehingga karyawan dapat memilih penyedia jasa layanan asuransi kesehatan dan ketenagakerjaan melalui HRIS perusahaan (Kavanagh, 2018).
c. Absensi
Absensi perlu untuk melacak kehadiran karyawan beserta jam masuk dan jam pulang karyawan. Tidak semua perangkat lunak HRIS menyediakan hardware untuk melacak waktu kehadiran, akan tetapi dapat ditengahi dengan fungsi tertentu pada perangkat lunak yang menangkap data setiap jam secara online melalui web. HRIS harus dapat menyediakan informasi kehadiran dan lama waktu kerja karyawan serta permintaan ijin sakit dan cuti sehingga penggajian lebih akurat (Kavanagh, 2018).
d. Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi berkaitan dengan pendefinisian struktur organisasi perusahaan, pencatatan karyawan untuk setiap posisi jabatan tertentu dan departemen tertentu, dan perencanaan suksesi. HRIS menyediakan informasi terkait struktur organisasi di dalam suatu perusahaan, jabatan dan posisi apa saja yang ada, daftar pegawai untuk setiap posisi dan jabatan tertentu, posisi dan jabatan yang sedang kosong, serta besar pengeluaran untuk upah tenaga kerja (Bedell, 2003).
e. Berbagi Informasi
Data yang tersimpan pada HRIS dapat digunakan oleh berbagai pihak termasuk untuk analisis yang mendukung pembuatan keputusan. Data calon pendaftar lowongan digunakan pihak personalia / kepegawaian untuk menentukan kandidat terbaik. Data kehadiran karyawan digunakan untuk memproses penggajian. Data karyawan yang dianalisis dengan statistik digunakan oleh manajemen untuk mengetahui tingkat turnover karyawan, besar budget yang harus dikeluarkan untuk upah, dan untuk memperoleh calon karyawan baru yang sesuai kebutuhan perusahaan (Bedell, 2003).
Manfaat dan keuntungan dari penerapan HRIS antara lain :
a. Memberikan perencanaan yang lebih efektif.
b. Mengontrol dan mengelola biaya dalam personalia.
c. Mencapai peningkatan efisiensi dan kualitas dalam pembuatan keputusan personalia.
d. Meningkatkan efektivitas dan produktivitas dari karyawan dan manajerial.
e. Meningkatkan kepuasan karyawan dengan memberikan layanan personalia yang lebih cepat dan akurat.
Referensi:
Bedell, M., 2003, Human Resource Information Systems, In: Bidgoli, H. (Eds.) Encyclopedia of Information Systems, Vol. 2, Academic Press, Amerika, hal. 537-549.
Gupta, B., 2013, Human Resource Information System (HRIS): Important Element of Current Scenario, IOSR Journal of Business and Management (IOSR-JBM), Vol. 13, No. 06, hal. 41-46.
Kavanagh, M.J. dan Johnson, R.D., 2009, Human Resource Information Systems : Basics, Applications, and Future Directions, Edisi ke-2, SAGE Publications, California.
Kavanagh, M.J. dan Johnson, R.D., 2018, Human Resource Information Systems : Basics, Applications, and Future Directions, Edisi ke-4, SAGE Publications, California.
Laudon, K.C. dan Laudon, J.P., 2014, Management Information System : Managing the Digital Firm, 13 rd edition., Pearson, England.
Marakas, G.M. dan O’Brien, J.A., 2012, Introduction to Information Systems, 16th edition, McGraw-Hill, Amerika.
